Reuniones virtuales en asociaciones y fundaciones durante el estado de alarma

Ante la imposibilidad de hacer reuniones presenciales por las restricciones derivadas del coronavirus, muchas asociaciones y fundaciones se preguntan qué hacer. ¿Cómo se toman acuerdos en juntas directivas de manera telemática? ¿Se deben aplazar las asambleas? El Real Decreto-ley 8/2020 de 17 de marzo sobre medidas urgentes para hacer frente al impacto del COVID-19 plantea diversas medidas que afectan a la organización y gestión de las asociaciones y fundaciones. Son medidas que tienen vigencia hasta el 18 de abril y que se pueden encontrar en el artículo 40 del RDL 8/2020 y en el artículo 100 del RD 1784/1996 al que se hace referencia en el RD 8/2020.

¿CÓMO SE HACEN LAS SESIONES VIRTUALES?

Durante el periodo de estado de alarma, las juntas directivas de asociaciones, consejos rectores de cooperativas y patronatos de fundaciones se pueden celebrar por videoconferencia. Se entenderá que las sesiones de los órganos de gobierno se han celebrado en el domicilio de la persona jurídica. Hay que garantizar que todo el mundo puede participar en las sesiones a distancia. Por lo tanto, hay que asegurar que todos tengan conexión a Internet, el equipo adecuado y la aplicación con la que se hará la videoconferencia.

Antes de hacer la reunión habría que hacer una prueba para confirmar que todos los aspectos técnicos funcionan. Si hay miembros que no saben utilizar la aplicación, habría que enviarles un pequeño tutorial explicativo.

Finalmente, se tiene que tener en cuenta que la conexión debe hacerse desde lugares con poco ruido para asegurar la calidad del audio a las personas participantes. Antes de la videoconferencia también es útil establecer las reglas de la reunión al inicio.

VOTACIONES POR CORREO

Una cuestión que también se ha previsto es que cuando lo solicite la presidencia o, al menos, dos miembros del órgano, se pueden adoptar los acuerdos a través de votación por escrito, como por correo electrónico, para que quede constancia.

Para garantizar la correcta participación, deberá acreditarse la votación de los acuerdos, teniendo en cuenta que todos los miembros de los órganos de gobierno tienen el derecho y deber de participar, y también el de votar de una forma fiable y reconocida.

APLAZAR ASAMBLEAS GENERALES

En el caso de las asambleas generales convocadas antes del estado de alarma pero con fecha de celebración posterior a la declaración de esta situación, el órgano de gobierno puede modificar el lugar y la hora o revocar el acuerdo de convocatoria .

Si se revoca el acuerdo de convocatoria, el órgano deberá proceder a una nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que termine el estado de alarma.

DISOLUCIONES DURANTE EL ESTADO DE ALARMA

Las entidades que se quieran disolver, no se disolverán de pleno derecho hasta los dos meses desde que acabe el estado de alarma.

El plazo legal para convocar la asamblea general para acordar la disolución de la entidad se suspenderá hasta que finalice el estado de alarma.

ACTUALIZAR LOS ESTATUTOS

Es un buen momento para actualizar los estatutos e incluir la posibilidad de hacer sesiones virtuales y votar por escrito más allá del 18 de abril.

El estatuto es la norma básica de funcionamiento de cada asociación y da la hoja de ruta para gestionar la participación de la entidad. Para que los estatutos cumplan con su función es necesario que estén bien actualizados. Para que estén al día es necesario, primero, constituir un grupo de trabajo para determinar las propuestas de cambios, convocar y celebrar una asamblea para aprobar los estatutos y, finalmente, comunicar la modificación en el Registro de Asociaciones.

Si quieres que te ayudemos a actualizar los estatutos, contáctanos. Gestión Tercer Sector-Fundación Esplai somos una entidad sin ánimo de lucro especializada en gestión de asociaciones y fundaciones. Desde el área jurídica, te asesoraremos y te ayudaremos con los trámites.

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