Todas las entradas de: jhinojo

¿Cómo programar reuniones y eventos en directo con Teams?

Más de 160 personas han asistido al webinar ‘Aprende sobre Teams’, organizado por Gestión Tercer Sector el lunes 8 de junio. El vídeo completo del webinar ya está disponible aquí.

Durante la sesión formativa, Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai, repasó algunas de las principales funciones de Teams, una herramienta de Microsoft excelente para la colaboración de equipos de trabajo en remoto. El webinar duró una hora y se centró en las diferencias entre reuniones y eventos en directo. En esta entrada resumimos el contenido de la sesión, pero si queréis ver paso a paso cómo programar y organizar reuniones online, recomendamos ver el vídeo entero del webinar.

¿Cómo crear una convocatoria?

Para crear una reunión o un evento en directo, primero se debe clicar al calendario situado en el menú de la izquierda de Teams. Una vez dentro del calendario, se debe clicar al botón lila “Nueva reunión”, que se encuentra en la zona superior derecha de la pantalla. Es importante clicar en el desplegable del botón para escoger entre “Programar reunión” o “Evento en directo”. Las dos opciones permiten programar videoconferencias al calendario, añadir invitados y generar enlaces de acceso.

Lo que diferencia una reunión de un evento en directo es, principalmente, el nivel de interacción que ofrece cada una de las opciones y el número máximo de asistentes permitido.

Detalles de la reunión o el evento

Cuando optas por programar reunión o por un evento en directo, se abre una pantalla en la cual se debe añadir información de la convocatoria.

  • Título de la reunión.
  • Asistentes requeridos: podemos poner las personas que nos van a ayudar a organizar la reunión. También puedes añadir personas que no sean de tu propia organización. Cuando envíes la convocatoria, estas personas recibirán un mail con el enlace de acceso y los detalles de la reunión. En el caso de los eventos en directo, hay la opción de añadir moderadores, que son los que ayudan al organizador/productor en el desarrollo de la sesión, moderando las preguntas de los asistentes o escogiendo qué pantallas mostrar a la audiencia.
  • Horario: en el caso de que sea una reunión periódica, se puede seleccionar la opción “Se repite” y añadir las fechas de las siguientes sesiones manualmente o, si siguen una regularidad temporal, se puede activar la opción de que se repita semanalmente, o quincenalmente, por ejemplo. Si es una fecha puntual y no se va a repetir, solo es necesario poner la fecha y el horario de la reunión.
  • Canal: puedes seleccionar alguno de los canales que hayas creado antes para que toda la información que se genere en la reunión (chat, archivos que se compartan, vídeo de la reunión…) se guarde automáticamente en el canal escogido, que normalmente corresponde a un proyecto de trabajo en concreto, en el cual forman parte los trabajadores/as involucrados en ese proyecto. La división por canales facilita la organización de los proyectos y las tareas.
  • Descripción: objetivos de la reunión, comentarios relativos al orden del día…

Una vez rellenados los campos, se clica a Enviar. La convocatoria aparecerá directamente en el calendario de la persona que ha organizado la reunión y se enviará la información de la convocatoria a las personas invitadas (asistentes requeridos). Estas personas van a recibir un correo con los detalles de la reunión y el enlace que les servirá para acceder a la reunión online.

 

Diferencias entre reunión y evento en directo

Reunión con Teams
  • Máximo 250 asistentes.
  • Las personas asistentes pueden activarse su cámara y micrófono.
  • Hay un chat en el cual todas las personas asistentes pueden participar.
  • Lo que se publique en el chat se hace público al instante sin que haya un moderador/a que filtre los comentarios.
  • Permite ver hasta 9 cámaras (3×3) desde la versión web y la app en ordenador.
  • La persona organizadora emite directamente lo que muestra su cámara o, si quiere, puede compartir pantalla.
  • En todo momento es visible el número de participantes en la reunión y los nombres de los asistentes (excepto el de los que hayan entrado de forma anónima y no hayan escrito su nombre al entrar). Lo puede ver todo el mundo que esté conectado en la reunión a través de la opción “Participantes”.
Evento en directo con Teams
  • Máximo 10.000 personas asistentes. Está pensado para eventos como webinars, mayormente unidireccionales y para audiencias grandes.
  • Solo el organizador/a (llamado “productor”) y los moderadores/as pueden activarse la cámara y el micrófono.
  • Hay un espacio de preguntas y respuestas para que las personas asistentes puedan interaccionar con los ponentes.
  • Los comentarios que se publican en el espacio de preguntas y respuestas se hacen públicos una vez los moderadores o productores los validen. Eso quiere decir que algunos comentarios pueden ser privados y ser solo vistos por el equipo organizador del evento.
  • Las personas asistentes no tienen la opción de activar su cámara ni su micrófono. Los organizadores pueden compartir pantalla y emitir a la vez su cámara y una presentación o su propio escritorio.
  • El productor ve dos pantallas: en la derecha ve lo que está emitiendo y en la izquierda ve lo que pone “en cola”, es decir, lo que quiere mandar a emitir después.
  • Los asistentes y los moderadores no ven el número de participantes ni sus nombres. Solo el productor puede ver la cifra de asistentes fluctuar en cada momento.

¿Cómo entrar en una reunión si no tengo una cuenta Microsoft?

¿Es necesario tener una cuenta de Microsoft para acceder a una reunión o un evento en directo de Teams? No. Se puede acceder a un evento de Teams sin necesidad de tener un mail. Además, si no te has descargado la aplicación de Teams, puedes entrar en el evento desde la versión web sin tener que bajarte el programa.

  1. Clica en el enlace del evento.
  2. Se abre una ventana pequeña con la opción ‘Abrir Microsoft Teams’ y ‘Cancelar’. Clica en ‘Cancelar.
  3. Clica en ‘Ver en Internet’.
  4. Clica en ‘Unirte de forma anónima’.

Hay que tener en cuenta que algunas funciones destinadas a la moderación solo están disponibles en la aplicación. Por ese motivo es recomendable que las personas que organicen reuniones o eventos con Teams trabajen desde el propio programa en vez de usar la versión web.

Inscríbete al webinar ‘Aprende sobre Teams’

Participa en el webinar gratuito ‘Aprende sobre Teams’ que organizamos desde Gestión Tercer Sector el lunes 8 de junio de 13.00 h a 14.00 h. Todas las personas que quieran inscribirse deben rellenar el formulario de inscripción.

Después del éxito de participación del webinar ‘Aprende sobre Google Forms’, con un total de 370 personas inscritas, y el webinar ‘Aprende sobre Trello’, con casi 300, seguimos con el ciclo de webinars sobre herramientas digitales para entidades. Esta vez, a partir de la demanda recogida hace unas semanas, hablaremos de la herramienta Teams, muy útil para hacer videoconferencias y para gestionar y colaborar con equipos de trabajo.

El webinar durará una hora e irá a cargo de Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai. El objetivo de la sesión es presentar de manera muy práctica y visual la herramienta y sus funciones principales.

PARA QUÉ SIRVE TEAMS?

Teams es una de las herramientas más potentes de colaboración remota de equipos de trabajo. La versión gratuita permite organizar reuniones online y videollamadas, almacenar archivos personales y de equipos de forma segura, colaborar en tiempo real con otras aplicaciones de Office (Word, PowerPoint, Excel…) y comunicación por chat ilimitado. 

Si quieres aprovechar al máximo esta herramienta gratuita, inscríbete al webinar rellenando este formulario y nos vemos el lunes que viene a las 13.00 h. Las inscripciones están abiertas hasta el lunes 8 de junio a las 11.00 h.

Inscríbete Ahora

‘Tips’ para usar Trello y vídeo completo del webinar

«Tengo un montón de cosas por hacer y no sé por dónde empezar». Esta es una frase con la que muchas personas se pueden sentir identificadas. Trello sirve justamente para ayudar a organizar trabajos y proyectos, ya sean individuales como grupales.

Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai, explicó en el webinar ‘Aprende sobre Trello’ las principales funciones de la herramienta. Un total de 184 personas, la mayoría vinculadas a entidades del Tercer Sector, participaron en la sesión, que organizamos desde Gestión Tercer Sector el lunes 18 de mayo. Aquí podéis consultar el informe de valoración del webinar.

En este artículo resumimos las principales funciones de Trello. Si queréis profundizar y ver cómo se usa en directo, os recomendamos que veáis el vídeo completo del webinar.

¿Qué hace tan estupenda la herramienta Trello?

Con Trello, puedes organizar un proyecto clasificándolo en diferentes tareas. La persona usuaria puede fijar tantas tareas como quiera (por ejemplo, hacer una llamada, corregir un error, aprobar un contrato, redactar un informe…). En cada tarea se pueden adjuntar archivos como imágenes, vídeos, fotos (hasta 10 MB por adjunto).

En función del avance del proyecto, el usuario/a va actualizando el estado de cada tarea: por hacer, en proceso o finalizado. Desde el primer momento, Trello permite crear un tablero de ejemplo o de muestra. Es una herramienta muy útil y con unas prestaciones gratuitas muy buenas. Además, se puede usar con versión web y con una app, tanto para sistemas Android como iOS.

Quiero utilizar Trello. ¿Por dónde empiezo?

Primero de todo, antes de usar Trello, tenemos que tener claro cómo queremos organizar nuestro proyecto. Es importante estructurar la información para después trasladarla a Trello. Si queremos hacer un proyecto grupal, tenemos que fijar quién va a participar y qué tareas se asignan a cada persona. A partir de aquí, la persona que cree el tablero, tiene que ir haciendo pruebas con el programa hasta decidir los criterios de organización. Finalmente, se debe comunicar al resto de personas involucradas los criterios escogidos.

¿Puedes añadir personas al tablero para trabajos en equipo?

Puedes añadir a las personas de tu equipo en el caso de que organices un proyecto grupal. Puedes invitar a personas con solo su correo electrónico.

¿Qué es un tablero?

El tablero es la estructura básica con la que Trello organiza la información que vamos a aportar sobre nuestro proyecto. En el tablero colocamos listas y, dentro de ellas, pequeñas notas (post-its) que identifican las tareas concretas que tenemos que hacer.

¿Qué tipos de listas hay? 

El usuario coloca las tareas en tres listas diferentes. Una primera con las cosas que aún no se han empezado a hacer, otra con las cosas que se tienen a medias, y por último, una con las tareas ya finalizadas. Esta metodología nos permite tener una visión muy rápida y global sobre el momento en el cual se encuentra el proyecto y cada una de las acciones que tenemos que desarrollar.

¿Es gratis? 

Hay una versión Gold, que es de pago, pero las prestaciones que ofrece la versión gratuita son suficientes para trabajar en proyectos individuales y grupales.

¿Qué son los Power-ups?

Son los complementos que se pueden añadir a los tableros. La versión gratuita permite añadir un único Power-up. Uno de los más usados es el del calendario, que ofrece una visión temporal de las tareas que se necesitan hacer en un momento concreto, en el caso de que les hayamos asignado una fecha de vencimiento.

¿Para qué sirven las etiquetas? 

Son palabras que clasifican contenidos. Trello permite añadir etiquetas a las tareas, diferenciándolas con colores. Además, se pueden habilitar las etiquetas para personas daltónicas para que las personas que tienen dificultades diferenciando colores puedan también reconocerlas. Esta atención al detalle nos da una idea de la precisión con la que está hecha la herramienta.

¿Podemos automatizar tareas? 

Sí, podemos automatizar los procesos que se repiten con Butler. Esta opción evita tener que arrastrar de una lista a otra tareas que siempre siguen el mismo patrón. Trello Butler es, esencialmente, un programa para organizar tareas repetitivas. Las automatizaciones son generadas sencillamente, usando el lenguaje natural como en un juego de palabras de productividad. Simplemente desplázate a través de la ventana de generación de comandos de Butler y elige lo que te gustaría que Butler hiciera y hará todo para ti, sin tener que escribir una sola línea de código.

¿Se puede integrar con otras herramientas?

Trello permite integrar diferentes aplicaciones, así que, por ejemplo, usando Teams o Slack, hay la posibilidad de compartir tableros de Trello.

¿Puedo activar notificaciones para enterarme de cómo avanza el proyecto?

Sí, la herramienta nos va avisando de cuál es la actividad del tablero. Es útil para saber cómo están avanzando las tareas. Si queremos recibir notificaciones, tenemos que activar la opción desde la configuración de la herramienta. Con las notificaciones activadas, todos los componentes de un proyecto van a recibir mensajes en sus mails con las novedades del tablero. Si las notificaciones están activadas deja de tener sentido enviar mails constantes sobre un proyecto en concreto, porque Trello ya avisa de las novedades y centraliza toda la información en una única plataforma.

Si estás empezando y quieres continuar aprendiendo sobre Trello

Guía de introducción a Trello
Ayuda de Trello
Visita guiada por Trello

Si ya utilitzas Trello y quieres aprender nuevos recursos y estrategias

Blog de Trello
Ejemplos de tableros para diferentes equipos, finalidades y proyectos

Si tienes problemas con el idioma de Trello

Guía para cambiar el idioma de Trello