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‘Tips’ para usar Trello y vídeo completo del webinar

«Tengo un montón de cosas por hacer y no sé por dónde empezar». Esta es una frase con la que muchas personas se pueden sentir identificadas. Trello sirve justamente para ayudar a organizar trabajos y proyectos, ya sean individuales como grupales.

Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai, explicó en el webinar ‘Aprende sobre Trello’ las principales funciones de la herramienta. Un total de 184 personas, la mayoría vinculadas a entidades del Tercer Sector, participaron en la sesión, que organizamos desde Gestión Tercer Sector el lunes 18 de mayo. Aquí podéis consultar el informe de valoración del webinar.

En este artículo resumimos las principales funciones de Trello. Si queréis profundizar y ver cómo se usa en directo, os recomendamos que veáis el vídeo completo del webinar.

¿Qué hace tan estupenda la herramienta Trello?

Con Trello, puedes organizar un proyecto clasificándolo en diferentes tareas. La persona usuaria puede fijar tantas tareas como quiera (por ejemplo, hacer una llamada, corregir un error, aprobar un contrato, redactar un informe…). En cada tarea se pueden adjuntar archivos como imágenes, vídeos, fotos (hasta 10 MB por adjunto).

En función del avance del proyecto, el usuario/a va actualizando el estado de cada tarea: por hacer, en proceso o finalizado. Desde el primer momento, Trello permite crear un tablero de ejemplo o de muestra. Es una herramienta muy útil y con unas prestaciones gratuitas muy buenas. Además, se puede usar con versión web y con una app, tanto para sistemas Android como iOS.

Quiero utilizar Trello. ¿Por dónde empiezo?

Primero de todo, antes de usar Trello, tenemos que tener claro cómo queremos organizar nuestro proyecto. Es importante estructurar la información para después trasladarla a Trello. Si queremos hacer un proyecto grupal, tenemos que fijar quién va a participar y qué tareas se asignan a cada persona. A partir de aquí, la persona que cree el tablero, tiene que ir haciendo pruebas con el programa hasta decidir los criterios de organización. Finalmente, se debe comunicar al resto de personas involucradas los criterios escogidos.

¿Puedes añadir personas al tablero para trabajos en equipo?

Puedes añadir a las personas de tu equipo en el caso de que organices un proyecto grupal. Puedes invitar a personas con solo su correo electrónico.

¿Qué es un tablero?

El tablero es la estructura básica con la que Trello organiza la información que vamos a aportar sobre nuestro proyecto. En el tablero colocamos listas y, dentro de ellas, pequeñas notas (post-its) que identifican las tareas concretas que tenemos que hacer.

¿Qué tipos de listas hay? 

El usuario coloca las tareas en tres listas diferentes. Una primera con las cosas que aún no se han empezado a hacer, otra con las cosas que se tienen a medias, y por último, una con las tareas ya finalizadas. Esta metodología nos permite tener una visión muy rápida y global sobre el momento en el cual se encuentra el proyecto y cada una de las acciones que tenemos que desarrollar.

¿Es gratis? 

Hay una versión Gold, que es de pago, pero las prestaciones que ofrece la versión gratuita son suficientes para trabajar en proyectos individuales y grupales.

¿Qué son los Power-ups?

Son los complementos que se pueden añadir a los tableros. La versión gratuita permite añadir un único Power-up. Uno de los más usados es el del calendario, que ofrece una visión temporal de las tareas que se necesitan hacer en un momento concreto, en el caso de que les hayamos asignado una fecha de vencimiento.

¿Para qué sirven las etiquetas? 

Son palabras que clasifican contenidos. Trello permite añadir etiquetas a las tareas, diferenciándolas con colores. Además, se pueden habilitar las etiquetas para personas daltónicas para que las personas que tienen dificultades diferenciando colores puedan también reconocerlas. Esta atención al detalle nos da una idea de la precisión con la que está hecha la herramienta.

¿Podemos automatizar tareas? 

Sí, podemos automatizar los procesos que se repiten con Butler. Esta opción evita tener que arrastrar de una lista a otra tareas que siempre siguen el mismo patrón. Trello Butler es, esencialmente, un programa para organizar tareas repetitivas. Las automatizaciones son generadas sencillamente, usando el lenguaje natural como en un juego de palabras de productividad. Simplemente desplázate a través de la ventana de generación de comandos de Butler y elige lo que te gustaría que Butler hiciera y hará todo para ti, sin tener que escribir una sola línea de código.

¿Se puede integrar con otras herramientas?

Trello permite integrar diferentes aplicaciones, así que, por ejemplo, usando Teams o Slack, hay la posibilidad de compartir tableros de Trello.

¿Puedo activar notificaciones para enterarme de cómo avanza el proyecto?

Sí, la herramienta nos va avisando de cuál es la actividad del tablero. Es útil para saber cómo están avanzando las tareas. Si queremos recibir notificaciones, tenemos que activar la opción desde la configuración de la herramienta. Con las notificaciones activadas, todos los componentes de un proyecto van a recibir mensajes en sus mails con las novedades del tablero. Si las notificaciones están activadas deja de tener sentido enviar mails constantes sobre un proyecto en concreto, porque Trello ya avisa de las novedades y centraliza toda la información en una única plataforma.

Si estás empezando y quieres continuar aprendiendo sobre Trello

Guía de introducción a Trello
Ayuda de Trello
Visita guiada por Trello

Si ya utilitzas Trello y quieres aprender nuevos recursos y estrategias

Blog de Trello
Ejemplos de tableros para diferentes equipos, finalidades y proyectos

Si tienes problemas con el idioma de Trello

Guía para cambiar el idioma de Trello

Inscríbete al webinar ‘Aprende sobre Trello’

Participa en el webinar gratuito ‘Aprende sobre Trello’ que organizamos desde Gestión Tercer Sector el lunes 18 de mayo a las 13.00 h. Todas las personas que quieran inscribirse deben rellenar el formulario de inscripción.

Después del éxito de participación del webinar ‘Aprende sobre Google Forms’, con un total de 370 personas inscritas, seguimos con el ciclo de webinars sobre herramientas digitales para entidades. Esta vez, a partir de la demanda recogida hace unas semanas, hablaremos de la herramienta gratuita Trello, muy útil para gestionar proyectos y tareas.

El webinar durará una hora e irá a cargo de Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai. El objetivo de la sesión es presentar de manera muy práctica y visual la herramienta y sus funciones principales.

PARA QUÉ SIRVE TRELLO?

«Tengo un montón de cosas por hacer y no sé por dónde empezar». Esta es una frase con la que muchas personas se pueden sentir identificadas. Trello sirve justamente para organizar trabajos y proyectos, ya sean individuales como grupales. Con un solo vistazo, Trello te permite ver en qué estas trabajando, qué está realizando el resto y en qué parte del proceso estás. En definitiva, Trello es un muro virtual colaborativo que ayuda a la planificación y organización de tareas. La persona usuaria puede fijar tantas tareas como quiera (por ejemplo, hacer una llamada, corregir un error, aprobar un contrato, redactar un informe…).  En función del avance del proyecto, el usuario/a va actualizando el estado de cada tarea: por hacer, en proceso o finalizado.

Si quieres aprovechar al máximo esta herramienta gratuita, inscríbete al webinar rellenando este formulario y nos vemos el lunes que viene a las 13.00 h. Las inscripciones están abiertas hasta el lunes 18 de mayo a las 11.00 h.

Inscríbete Ahora

App gratuita para registrar las jornadas laborales teletrabajando

​Un total de 170 asociaciones, fundaciones y cooperativas sin ánimo de lucro utilizan nuestra app del registro horario de la jornada laboral. Esta herramienta, desarrollada por Gestión Tercer Sector en enero del 2020, sirve para cumplir con la ley del registro horario, que obliga a todas las entidades a tener un registro de la hora de entrada y salida del trabajo de todos sus empleados y empleadas.

De manera excepcional y ante la situación de crisis actual, ofrecemos de manera desinteresada, a coste cero, nuestra aplicación a cualquier entidad que la pueda necesitar, con la finalidad de que le pueda ayudar a gestionar sus equipos en tiempos de teletrabajo.

Si quieres descargarte la app de registro de la jornada laboral rellena este formulario y te daremos de alta de manera gratuita durante estas semanas de confinamiento y hasta dos meses después de que acabe el estado de alarma. Si tienes cualquier duda, puedes enviarnos un correo a slaboral@fundacionesplai.org.

La nueva ley del registro horario

Uno de los motivos por los que se ha hecho la nueva normativa es impedir que las personas trabajadoras hagan horas extras sin ser pagadas. La aplicación da respuesta al Real Decreto-Ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral.

Todas las entidades están obligadas a cumplir con esta normativa, independientemente del tamaño, el volumen o la forma jurídica. Las entidades que no lleven a cabo el registro horario estarán cometiendo una infracción grave, que puede conllevar una multa de hasta 6.250 euros.

¿Quién puede utilizar la app y para qué sirve?

La app del registro horario está disponible para todo tipo de organización no lucrativa. Es una herramienta básica para cumplir con la ley del registro horario.

¿La app es gratuita para todas las asociaciones?

Como medida excepcional y para ayudar a las entidades durante esta situación de crisis por el covid-19, estamos ofreciendo nuestra app de manera gratuita a todas las entidades que nos lo solicitan. Así, todas las asociaciones, fundaciones y cooperativas no lucrativas que rellenen el formulario, podrán usar la app sin ningún coste para ellas durante estos días de confinamiento y hasta dos meses después de que se reinicien las actividades de su entidad y se reabran sus instalaciones.

Destacamos que NO se cobrará nada de manera automática cuando pasen los dos meses desde la finalización del estado de alarma.

¿Cuándo puedo empezar a usarla?

Todas las asociaciones, fundaciones y cooperativas sin ánimo de lucro que rellenen el formulario tendrán un perfil creado en la app lo antes posible (en 24 horas aproximadamente). Nuestro equipo informático y laboral está a la disposición de las entidades en caso de que necesiten ayuda técnica sobre la app.

¿Funciona con Andriod e iOS?

La app se puede usar con el móvil y a través de página web con dispositivos Android, y con página web con dispositivos iOS.

¿Cómo funciona la aplicación?

El funcionamiento es muy simple. Se entra en el aplicativo, tanto en la versión online como en la aplicación, y al inicio de la jornada laboral se pulsa el botón de “Marcar entrada” y al acabar la jornada se pulsa el botón de “Marcar salida”.

Las personas trabajadoras no hace falta que hagan nada más. Una vez introducidos los datos, el software calcula las horas y se puede extraer un listado individual con los marcajes diarios acumulados por meses. De esta forma, las entidades pueden disponer de la información global de la forma más sencilla posible.

En el caso del teletrabajo, desde el móvil se puede fichar en cualquier situación.

¿Qué comporta asociarse al Club Gestión?

En situaciones normales, la app es un producto que entra dentro del paquete de beneficios que reciben las entidades socias del Club Gestión Tercer Sector. No obstante, como hemos explicado, hemos decidido ofrecer de manera gratuita esta herramienta a todas las entidades, desde ahora y hasta dos meses después de que finalice el estado de alarma, para que todas las organizaciones puedan gestionar de la mejor manera sus equipos en un momento en que se ha generalizado el teletrabajo. Entendemos que nuestra app es más necesaria que nunca.

Si queréis saber más sobre el Club Gestión, podéis consultar aquí todas las ventajas de asociarse. Además de la app, las más de 1.000 asociaciones, fundaciones y cooperativas asociadas al Club Gestión pueden utilizar nuestros programas informáticos exclusivos para entidades (gestión de socios, facturación, contabilidad…) y reciben asesoramiento personalizado en cualquier ámbito de la gestión (económico, jurídico, informático y laboral). Nuestros socios y socias también se benefician de descuentos importantes en servicios de gestión como la contabilidad de la entidad o la gestión de las nóminas del personal.

La inscripción al Club Gestión se puede hacer online o contactando con nuestro equipo por correo electrónico (info@gestiontercersector.org).