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¿Cómo programar reuniones y eventos en directo con Teams?

Más de 160 personas han asistido al webinar ‘Aprende sobre Teams’, organizado por Gestión Tercer Sector el lunes 8 de junio. El vídeo completo del webinar ya está disponible aquí.

Durante la sesión formativa, Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai, repasó algunas de las principales funciones de Teams, una herramienta de Microsoft excelente para la colaboración de equipos de trabajo en remoto. El webinar duró una hora y se centró en las diferencias entre reuniones y eventos en directo. En esta entrada resumimos el contenido de la sesión, pero si queréis ver paso a paso cómo programar y organizar reuniones online, recomendamos ver el vídeo entero del webinar.

¿Cómo crear una convocatoria?

Para crear una reunión o un evento en directo, primero se debe clicar al calendario situado en el menú de la izquierda de Teams. Una vez dentro del calendario, se debe clicar al botón lila “Nueva reunión”, que se encuentra en la zona superior derecha de la pantalla. Es importante clicar en el desplegable del botón para escoger entre “Programar reunión” o “Evento en directo”. Las dos opciones permiten programar videoconferencias al calendario, añadir invitados y generar enlaces de acceso.

Lo que diferencia una reunión de un evento en directo es, principalmente, el nivel de interacción que ofrece cada una de las opciones y el número máximo de asistentes permitido.

Detalles de la reunión o el evento

Cuando optas por programar reunión o por un evento en directo, se abre una pantalla en la cual se debe añadir información de la convocatoria.

  • Título de la reunión.
  • Asistentes requeridos: podemos poner las personas que nos van a ayudar a organizar la reunión. También puedes añadir personas que no sean de tu propia organización. Cuando envíes la convocatoria, estas personas recibirán un mail con el enlace de acceso y los detalles de la reunión. En el caso de los eventos en directo, hay la opción de añadir moderadores, que son los que ayudan al organizador/productor en el desarrollo de la sesión, moderando las preguntas de los asistentes o escogiendo qué pantallas mostrar a la audiencia.
  • Horario: en el caso de que sea una reunión periódica, se puede seleccionar la opción “Se repite” y añadir las fechas de las siguientes sesiones manualmente o, si siguen una regularidad temporal, se puede activar la opción de que se repita semanalmente, o quincenalmente, por ejemplo. Si es una fecha puntual y no se va a repetir, solo es necesario poner la fecha y el horario de la reunión.
  • Canal: puedes seleccionar alguno de los canales que hayas creado antes para que toda la información que se genere en la reunión (chat, archivos que se compartan, vídeo de la reunión…) se guarde automáticamente en el canal escogido, que normalmente corresponde a un proyecto de trabajo en concreto, en el cual forman parte los trabajadores/as involucrados en ese proyecto. La división por canales facilita la organización de los proyectos y las tareas.
  • Descripción: objetivos de la reunión, comentarios relativos al orden del día…

Una vez rellenados los campos, se clica a Enviar. La convocatoria aparecerá directamente en el calendario de la persona que ha organizado la reunión y se enviará la información de la convocatoria a las personas invitadas (asistentes requeridos). Estas personas van a recibir un correo con los detalles de la reunión y el enlace que les servirá para acceder a la reunión online.

 

Diferencias entre reunión y evento en directo

Reunión con Teams
  • Máximo 250 asistentes.
  • Las personas asistentes pueden activarse su cámara y micrófono.
  • Hay un chat en el cual todas las personas asistentes pueden participar.
  • Lo que se publique en el chat se hace público al instante sin que haya un moderador/a que filtre los comentarios.
  • Permite ver hasta 9 cámaras (3×3) desde la versión web y la app en ordenador.
  • La persona organizadora emite directamente lo que muestra su cámara o, si quiere, puede compartir pantalla.
  • En todo momento es visible el número de participantes en la reunión y los nombres de los asistentes (excepto el de los que hayan entrado de forma anónima y no hayan escrito su nombre al entrar). Lo puede ver todo el mundo que esté conectado en la reunión a través de la opción “Participantes”.
Evento en directo con Teams
  • Máximo 10.000 personas asistentes. Está pensado para eventos como webinars, mayormente unidireccionales y para audiencias grandes.
  • Solo el organizador/a (llamado “productor”) y los moderadores/as pueden activarse la cámara y el micrófono.
  • Hay un espacio de preguntas y respuestas para que las personas asistentes puedan interaccionar con los ponentes.
  • Los comentarios que se publican en el espacio de preguntas y respuestas se hacen públicos una vez los moderadores o productores los validen. Eso quiere decir que algunos comentarios pueden ser privados y ser solo vistos por el equipo organizador del evento.
  • Las personas asistentes no tienen la opción de activar su cámara ni su micrófono. Los organizadores pueden compartir pantalla y emitir a la vez su cámara y una presentación o su propio escritorio.
  • El productor ve dos pantallas: en la derecha ve lo que está emitiendo y en la izquierda ve lo que pone “en cola”, es decir, lo que quiere mandar a emitir después.
  • Los asistentes y los moderadores no ven el número de participantes ni sus nombres. Solo el productor puede ver la cifra de asistentes fluctuar en cada momento.

¿Cómo entrar en una reunión si no tengo una cuenta Microsoft?

¿Es necesario tener una cuenta de Microsoft para acceder a una reunión o un evento en directo de Teams? No. Se puede acceder a un evento de Teams sin necesidad de tener un mail. Además, si no te has descargado la aplicación de Teams, puedes entrar en el evento desde la versión web sin tener que bajarte el programa.

  1. Clica en el enlace del evento.
  2. Se abre una ventana pequeña con la opción ‘Abrir Microsoft Teams’ y ‘Cancelar’. Clica en ‘Cancelar.
  3. Clica en ‘Ver en Internet’.
  4. Clica en ‘Unirte de forma anónima’.

Hay que tener en cuenta que algunas funciones destinadas a la moderación solo están disponibles en la aplicación. Por ese motivo es recomendable que las personas que organicen reuniones o eventos con Teams trabajen desde el propio programa en vez de usar la versión web.

Inscríbete al webinar ‘Aprende sobre Teams’

Participa en el webinar gratuito ‘Aprende sobre Teams’ que organizamos desde Gestión Tercer Sector el lunes 8 de junio de 13.00 h a 14.00 h. Todas las personas que quieran inscribirse deben rellenar el formulario de inscripción.

Después del éxito de participación del webinar ‘Aprende sobre Google Forms’, con un total de 370 personas inscritas, y el webinar ‘Aprende sobre Trello’, con casi 300, seguimos con el ciclo de webinars sobre herramientas digitales para entidades. Esta vez, a partir de la demanda recogida hace unas semanas, hablaremos de la herramienta Teams, muy útil para hacer videoconferencias y para gestionar y colaborar con equipos de trabajo.

El webinar durará una hora e irá a cargo de Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai. El objetivo de la sesión es presentar de manera muy práctica y visual la herramienta y sus funciones principales.

PARA QUÉ SIRVE TEAMS?

Teams es una de las herramientas más potentes de colaboración remota de equipos de trabajo. La versión gratuita permite organizar reuniones online y videollamadas, almacenar archivos personales y de equipos de forma segura, colaborar en tiempo real con otras aplicaciones de Office (Word, PowerPoint, Excel…) y comunicación por chat ilimitado. 

Si quieres aprovechar al máximo esta herramienta gratuita, inscríbete al webinar rellenando este formulario y nos vemos el lunes que viene a las 13.00 h. Las inscripciones están abiertas hasta el lunes 8 de junio a las 11.00 h.

Inscríbete Ahora

Hemos celebrado el Foro virtual de Fundación Esplai

Tal y como teníamos previsto, el viernes 22 de mayo hemos iniciado la celebración del Foro, el encuentro anual de nuestra organización. Debido a la declaración del Estado de Alarma provocado por la pandemia del Covid-19 hemos tenido que aplazar el encuentro presencial a octubre, pero no queríamos dejar escapar la ocasión en este mes de mayo, por lo que hemos celebrado una jornada virtual, con 90 participantes, dinamizadores y dinamizadoras de los proyectos vinculados a Fundación Esplai.

«La crisis del coronavirus ha puesto en evidencia situaciones de desigualdad y de gran dificultad en las que viven muchas personas. Desde Fundación Esplai visibilizamos las brechas digitales que amplifican las exclusiones y trabajamos con nuestros proyectos para contribuir a superarlas». Con estas palabras nuestra directora, Núria Valls, dio la bienvenida al Foro virtual 2020, en el que han participado unas 90 personas de 46 organizaciones de 12 comunidades autónomas. La gran mayoría, dinamizadores y dinamizadoras de proyectos vinculados a Fundación Esplai.

La jornada se desarrolló a lo largo de la mañana, con 4 talleres formativos y espacios de reflexión y debate en los que pudimos compartir ideas. Y, aunque no es lo mismo que saludarnos personalmente en Madrid, en Guadarrama… como otros años, sí que sentimos la proximidad y el afecto que nos tenemos por trabajar juntos y juntas por objetivos comunes, por hacer red.

El hilo conductor del foro ha sido  Cómo la brecha digital maximiza las formas de exclusión y organizamos 4 talleres con los siguientes temas:

Recursos TIC para trabajar con personas mayores durante la emergencia del Covid-19  a cargo de Gabriel González  y Eric Rovira de Fundación Esplai. 

Un taller en el destacamos que las tecnologías deben ser para todos y todas y servir mejorar la vida cotidiana de las personas. Incidimos en los colectivos más vulnerables, como las personas de mayor edad. Gabri y Eric explicaron algunas herramientas y recursos destinados a mayores y a personas que trabajan con este sector de la población. 

Herramientas de contradiscurso, fake news y activismo digital a cargo de Roi Guitián de la Asociación Gingko , y Laura Granados y Miguel Rodríguez de Fundación Esplai.

No sólo la alfabetización mediática es necesaria, también la educación en comunicación y en valores que fomenten el espíritu crítico y la capacitación para hacer un buen uso de la tecnología. En este taller analizamos y nos concienciamos sobre estos temas.

#ChicasInTech: potenciando el uso y acceso a las TIC, con perspectiva de género a cargo de Gisela Vaquero Presidenta de la Asociación  Women in Games, y Noelia Fort e Ivonne del Pozo de Fundación Esplai. 

Hablamos de videojuegos y de cómo las chicas se aproximan, son jugadoras o creadoras. Las desigualdades que existen en este campo, los retos y las propuestas para hacer la tecnología más igualitaria.

Presentación del informe “Los Centros de Competencias Digitales del Futuro”. Un mirada post Covid-19 a cargo de Paco Prieto Gestor de Proyectos de Innovación en Tecnalia y Guillem Porres de Fundación Esplai.

Un informe que aporta datos sobre la situación actual de los telecentros y plantea respuestas a la pregunta ¿cómo deberían ser los centros de competencias digitales en el futuro?, en un futuro se ha acelerado con la crisis del coronavirus, un futuro que ya está aquí y al que debemos adaptarnos. También hablamos sobre el papel de los dinamizadores y dinamizadoras, coincidiendo en que son figuras indispensables.

En la jornada salieron otros temas, como los relacionados con las inquietudes y acciones que se están desarrollando en América Latina, desde nuestra experiencia en La Liga Iberoamericana.

Destacamos nuestra apuesta por incidir políticamente para que lo digital sea un derecho, así como nuestro compromiso por trabajar en el empoderamiento digital de la ciudadanía, que tiene que ver con tener acceso a las TIC, formación para el uso y capacitación para que contribuyan a mejorar sus vidas y les permitan participar en la sociedad actual.

Terminamos el foro virtual con el deseo de encontrarnos pronto, presencialmente. 

Seguimos juntos y juntas trabajando, compartiendo, apoyándonos y haciendo camino en esta senda de transformación social que nos lleve a la superación de las brechas digitales.

Elvira Aliaga – Comunicación, participación y Tercer Sector