‘Tips’ para usar Trello y vídeo completo del webinar

«Tengo un montón de cosas por hacer y no sé por dónde empezar». Esta es una frase con la que muchas personas se pueden sentir identificadas. Trello sirve justamente para ayudar a organizar trabajos y proyectos, ya sean individuales como grupales.

Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai, explicó en el webinar ‘Aprende sobre Trello’ las principales funciones de la herramienta. Un total de 184 personas, la mayoría vinculadas a entidades del Tercer Sector, participaron en la sesión, que organizamos desde Gestión Tercer Sector el lunes 18 de mayo. Aquí podéis consultar el informe de valoración del webinar.

En este artículo resumimos las principales funciones de Trello. Si queréis profundizar y ver cómo se usa en directo, os recomendamos que veáis el vídeo completo del webinar.

¿Qué hace tan estupenda la herramienta Trello?

Con Trello, puedes organizar un proyecto clasificándolo en diferentes tareas. La persona usuaria puede fijar tantas tareas como quiera (por ejemplo, hacer una llamada, corregir un error, aprobar un contrato, redactar un informe…). En cada tarea se pueden adjuntar archivos como imágenes, vídeos, fotos (hasta 10 MB por adjunto).

En función del avance del proyecto, el usuario/a va actualizando el estado de cada tarea: por hacer, en proceso o finalizado. Desde el primer momento, Trello permite crear un tablero de ejemplo o de muestra. Es una herramienta muy útil y con unas prestaciones gratuitas muy buenas. Además, se puede usar con versión web y con una app, tanto para sistemas Android como iOS.

Quiero utilizar Trello. ¿Por dónde empiezo?

Primero de todo, antes de usar Trello, tenemos que tener claro cómo queremos organizar nuestro proyecto. Es importante estructurar la información para después trasladarla a Trello. Si queremos hacer un proyecto grupal, tenemos que fijar quién va a participar y qué tareas se asignan a cada persona. A partir de aquí, la persona que cree el tablero, tiene que ir haciendo pruebas con el programa hasta decidir los criterios de organización. Finalmente, se debe comunicar al resto de personas involucradas los criterios escogidos.

¿Puedes añadir personas al tablero para trabajos en equipo?

Puedes añadir a las personas de tu equipo en el caso de que organices un proyecto grupal. Puedes invitar a personas con solo su correo electrónico.

¿Qué es un tablero?

El tablero es la estructura básica con la que Trello organiza la información que vamos a aportar sobre nuestro proyecto. En el tablero colocamos listas y, dentro de ellas, pequeñas notas (post-its) que identifican las tareas concretas que tenemos que hacer.

¿Qué tipos de listas hay? 

El usuario coloca las tareas en tres listas diferentes. Una primera con las cosas que aún no se han empezado a hacer, otra con las cosas que se tienen a medias, y por último, una con las tareas ya finalizadas. Esta metodología nos permite tener una visión muy rápida y global sobre el momento en el cual se encuentra el proyecto y cada una de las acciones que tenemos que desarrollar.

¿Es gratis? 

Hay una versión Gold, que es de pago, pero las prestaciones que ofrece la versión gratuita son suficientes para trabajar en proyectos individuales y grupales.

¿Qué son los Power-ups?

Son los complementos que se pueden añadir a los tableros. La versión gratuita permite añadir un único Power-up. Uno de los más usados es el del calendario, que ofrece una visión temporal de las tareas que se necesitan hacer en un momento concreto, en el caso de que les hayamos asignado una fecha de vencimiento.

¿Para qué sirven las etiquetas? 

Son palabras que clasifican contenidos. Trello permite añadir etiquetas a las tareas, diferenciándolas con colores. Además, se pueden habilitar las etiquetas para personas daltónicas para que las personas que tienen dificultades diferenciando colores puedan también reconocerlas. Esta atención al detalle nos da una idea de la precisión con la que está hecha la herramienta.

¿Podemos automatizar tareas? 

Sí, podemos automatizar los procesos que se repiten con Butler. Esta opción evita tener que arrastrar de una lista a otra tareas que siempre siguen el mismo patrón. Trello Butler es, esencialmente, un programa para organizar tareas repetitivas. Las automatizaciones son generadas sencillamente, usando el lenguaje natural como en un juego de palabras de productividad. Simplemente desplázate a través de la ventana de generación de comandos de Butler y elige lo que te gustaría que Butler hiciera y hará todo para ti, sin tener que escribir una sola línea de código.

¿Se puede integrar con otras herramientas?

Trello permite integrar diferentes aplicaciones, así que, por ejemplo, usando Teams o Slack, hay la posibilidad de compartir tableros de Trello.

¿Puedo activar notificaciones para enterarme de cómo avanza el proyecto?

Sí, la herramienta nos va avisando de cuál es la actividad del tablero. Es útil para saber cómo están avanzando las tareas. Si queremos recibir notificaciones, tenemos que activar la opción desde la configuración de la herramienta. Con las notificaciones activadas, todos los componentes de un proyecto van a recibir mensajes en sus mails con las novedades del tablero. Si las notificaciones están activadas deja de tener sentido enviar mails constantes sobre un proyecto en concreto, porque Trello ya avisa de las novedades y centraliza toda la información en una única plataforma.

Si estás empezando y quieres continuar aprendiendo sobre Trello

Guía de introducción a Trello
Ayuda de Trello
Visita guiada por Trello

Si ya utilitzas Trello y quieres aprender nuevos recursos y estrategias

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Ejemplos de tableros para diferentes equipos, finalidades y proyectos

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Guía para cambiar el idioma de Trello

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