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11 errores frecuentes y consejos para ser eficiente durante el teletrabajo

Ante la obligación de confinarse para evitar la expansión del covid-19, el teletrabajo se está convirtiendo en una práctica habitual en muchas asociacionesfundaciones y cooperativas. Según un informe de Adecco, en el último trimestre, un 8% de la población de España (1,5 millones de personas) ha teletrabajado. La cifra está lejos de la media europea, que supera el 17%, pero supone un récord histórico para el país.

Mucho antes de que apareciera el coronavirus ya se hablaba en muchas oficinas de las ventajas y desventajas del teletrabajo. Aprovechamos la reciente ola de entidades que se han sumado a esta práctica para repasar, de un lado, los principales errores que se cometen trabajando en remoto y, del otro, para compartir una serie de consejos para mejorar la productividad durante el teletrabajo.

1. NO TRABAJAR EN PIJAMA

Expertos como Manel Fernández, profesor especialista en Psicosociología laboral, recomiendan vestirse como si se fuera a salir a la calle. Trabajar con la misma ropa con la que dormimos o descansamos genera una sensación de reposo que puede derivar en un descenso de la productividad.

2. SEPARAR LOS ESPACIOS DE TRABAJO Y DESCANSO

Es necesario separar los espacios de trabajo y de descanso. Por ejemplo, durante  los descansos, es mejor levantarse y tomarse un café que descansar desde el ordenador con el que trabajamos. Si durante la pausa se quiere consultar algo en Internet, es preferible utilizar el móvil o cualquier otro dispositivo que no sea el del trabajo.

3. PLANIFICAR LA JORNADA

El teletrabajo te permite cierta flexibilidad y te ahorra tiempo por el hecho de, por ejemplo, evitar los trayectos a la oficina. No obstante, no se debe caer en el error de improvisar la jornada. Hay que pensar en los horarios y calendarizar los tareas del día y la semana. Una manera de controlarlo es apuntando en un Excel los trabajos o objetivos que se quieren cumplir al largo del día e ir subrayando los que se van completando.

4. HACER LOS MISMOS DESCANSOS

Teniendo la nevera llena con un amplio abanico de tentaciones, es fácil sucumbir al placer del picoteo entre horas. Para evitar la desconcentración que conlleva el ir y volver constante de la cocina al ordenador, es mejor fijar un horario para las pausas. Es recomendable hacer la misma cantidad de descansos que se hacen en un día normal en la oficina. En definitiva, hay que establecer una rutina para mantener un hábito de trabajo.

5. COMER ALIMENTOS SANOS

Vinculado al punto anterior, cuando descansamos es preferible comer alimentos sanos como frutos secos o piezas de fruta. El chocolate o las galletas, por el alto contenido en azúcar, provocan un  efecto rebote negativo en nuestros niveles de energía. Los productos sanos no generan ansiedad ni obligan a levantarse cada dos por tres.

6. CONFIAR EN LOS TRABAJADORES/ES

Los cambios de paradigma siempre causan cierto recelo. El teletrabajo, al no ser todavía una práctica muy generalizada en nuestro país, continúa provocando una sensación de falta de confianza por parte de muchos responsables. Según Adecco, este es un error común que no ayuda a la cohesión laboral ni a la productividad de los que ocupan cargos de responsabilidad.

7. CONTAR CON LAS HERRAMIENTAS NECESARIAS

La situación de emergencia ha obligado a teletrabajar de un día para otro. Esto implica una inseguridad para algunas entidades que no tienen las herramientas informáticas necesarias o no saben cómo utilizarlas desde casa. Hay que contar con los programas informáticos que normalmente se utilizan en el trabajo y hay que garantizar el acceso a los archivos y correos del trabajo. En este artículo explicamos cómo el área informática de  Gestión Tercer Sector estamos ayudando a las entidades para que puedan hacer teletrabajo. También podéis aprender a hacer videoconferencias leyendo este artículo

8. ILUMINACIÓN Y ERGONOMÍA

Es importante adaptar el espacio de trabajo para que sea cómodo. La luz, la ventilación o la posición que adoptamos ante el ordenador son aspectos que potencian el bienestar y facilitan la eficiencia en el trabajo. En este documento de la Consejería de Empleo y Mujer de la Comunidad de Madrid sobre prevención de riesgos laborales, se explica de manera resumida cómo mantener una postura correcta durante el teletrabajo.

9. CONVIVENCIA CON LA FAMILIA

Para muchos trabajadores/es es complicado, pero lo ideal es marcar una distancia con el resto de personas con las que se convive mientras se está teletrabajando. Esto significa que se deben establecer unas normas de convivencia. Por ejemplo, se pueden adaptar los horarios de trabajo de los padres o madres para que mientras uno atienda a los hijos/as, el otro trabaje, y al revés.

10. APAGA EL ORDENADOR AL FINAL DE LA JORNADA

Es importante este hábito para desconectar y evitar la llamada ‘hiperconexión‘ que puede provocar el teletrabajo. Hay que establecer rutinas y horarios para mejorar la conciliación familiar y personal.

11. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

La evaluación de riesgos laborales que normalmente se hace en los lugares de trabajo se entiende que, durante el estado de alarma, se sustituye por una autoevaluación realizada voluntariamente por la persona trabajadora. Así lo establece el Real Decreto-ley 8/2020. Para realizar esta autoevaluación el Ministerio de Trabajo y Economía Social elaboró un borrador de cuestionario para el desarrollo del teletrabajo en el domicilio. El documento se preparó en la fase de borrador del desarrollo normativo y actualmente no está publicado como anexo del citado Real Decreto, por tanto, no figura hasta la fecha entre la documentación oficial facilitada por los ministerios afectados por el Covid-19. Mientras se van actualizando los documentos estatales, algunas comunidades autónomas como Catalunya ya han elaborado su propio cuestionario de prevención de riesgos laborales. 

Reuniones virtuales en asociaciones y fundaciones durante el estado de alarma

Ante la imposibilidad de hacer reuniones presenciales por las restricciones derivadas del coronavirus, muchas asociaciones y fundaciones se preguntan qué hacer. ¿Cómo se toman acuerdos en juntas directivas de manera telemática? ¿Se deben aplazar las asambleas? El Real Decreto-ley 8/2020 de 17 de marzo sobre medidas urgentes para hacer frente al impacto del COVID-19 plantea diversas medidas que afectan a la organización y gestión de las asociaciones y fundaciones. Son medidas que tienen vigencia hasta el 18 de abril y que se pueden encontrar en el artículo 40 del RDL 8/2020 y en el artículo 100 del RD 1784/1996 al que se hace referencia en el RD 8/2020.

¿CÓMO SE HACEN LAS SESIONES VIRTUALES?

Durante el periodo de estado de alarma, las juntas directivas de asociaciones, consejos rectores de cooperativas y patronatos de fundaciones se pueden celebrar por videoconferencia. Se entenderá que las sesiones de los órganos de gobierno se han celebrado en el domicilio de la persona jurídica. Hay que garantizar que todo el mundo puede participar en las sesiones a distancia. Por lo tanto, hay que asegurar que todos tengan conexión a Internet, el equipo adecuado y la aplicación con la que se hará la videoconferencia.

Antes de hacer la reunión habría que hacer una prueba para confirmar que todos los aspectos técnicos funcionan. Si hay miembros que no saben utilizar la aplicación, habría que enviarles un pequeño tutorial explicativo.

Finalmente, se tiene que tener en cuenta que la conexión debe hacerse desde lugares con poco ruido para asegurar la calidad del audio a las personas participantes. Antes de la videoconferencia también es útil establecer las reglas de la reunión al inicio.

VOTACIONES POR CORREO

Una cuestión que también se ha previsto es que cuando lo solicite la presidencia o, al menos, dos miembros del órgano, se pueden adoptar los acuerdos a través de votación por escrito, como por correo electrónico, para que quede constancia.

Para garantizar la correcta participación, deberá acreditarse la votación de los acuerdos, teniendo en cuenta que todos los miembros de los órganos de gobierno tienen el derecho y deber de participar, y también el de votar de una forma fiable y reconocida.

APLAZAR ASAMBLEAS GENERALES

En el caso de las asambleas generales convocadas antes del estado de alarma pero con fecha de celebración posterior a la declaración de esta situación, el órgano de gobierno puede modificar el lugar y la hora o revocar el acuerdo de convocatoria .

Si se revoca el acuerdo de convocatoria, el órgano deberá proceder a una nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que termine el estado de alarma.

DISOLUCIONES DURANTE EL ESTADO DE ALARMA

Las entidades que se quieran disolver, no se disolverán de pleno derecho hasta los dos meses desde que acabe el estado de alarma.

El plazo legal para convocar la asamblea general para acordar la disolución de la entidad se suspenderá hasta que finalice el estado de alarma.

ACTUALIZAR LOS ESTATUTOS

Es un buen momento para actualizar los estatutos e incluir la posibilidad de hacer sesiones virtuales y votar por escrito más allá del 18 de abril.

El estatuto es la norma básica de funcionamiento de cada asociación y da la hoja de ruta para gestionar la participación de la entidad. Para que los estatutos cumplan con su función es necesario que estén bien actualizados. Para que estén al día es necesario, primero, constituir un grupo de trabajo para determinar las propuestas de cambios, convocar y celebrar una asamblea para aprobar los estatutos y, finalmente, comunicar la modificación en el Registro de Asociaciones.

Si quieres que te ayudemos a actualizar los estatutos, contáctanos. Gestión Tercer Sector-Fundación Esplai somos una entidad sin ánimo de lucro especializada en gestión de asociaciones y fundaciones. Desde el área jurídica, te asesoraremos y te ayudaremos con los trámites.