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Continuamos con el servicio de asesoramiento a entidades de Madrid

Desde Fundación Esplai prestamos este servicio que ofrece el Ayuntamiento de Madrid a las entidades y colectivos de la ciudad, desde hace dos años. Hemos atendido casi 600 asesoramientos desde entonces. Al principio del confinamiento nos adaptamos inmediatamente a la situación de teletrabajo, ofreciendo a las entidades asesoría a distancia. Además, continuamos desde Gestión Tercer Sector con los webinars. En el último participaron 184 personas.

El servicio de asesoramiento tiene un procedimiento en el que se utiliza tanto el correo electrónico, como el teléfono y las reuniones presenciales, que se realizan en nuestra sede de Madrid. La semana que nos confinamos dedicamos todo nuestro esfuerzo a organizar el servicio desde el teletrabajo para poder seguir ofreciendo a las entidades y colectivos de Madrid información y asesoramiento en todas las consultas que tuvieran. De hecho, ya habíamos realizado asesoramientos a las entidades por videollamada antes de que comenzara este periodo. El servicio no ha parado en ningún momento.

Al principio nos sorprendió no recibir muchos correos o llamadas, ahora pensamos que  estas las entidades o grupos de personas que tienen intención de montar una asociación se vieron desbordadas por la situación y hasta pasadas un par de semanas no empezaron a reaccionar. Desde entonces sí que las dudas y consultas se han incrementado, pues la nueva realidad trae consigo incertidumbres y la necesidad de contar con personas expertas que faciliten información y acompañamiento.

Gestión Tercer Sector: Ciclo de webinars sobre herramientas de comunicación y gestión en línea en tiempos de COVID 19

El pasado 18 de mayo organizamos un webinar sobre una herramienta que sirve para organizar trabajos y proyectos: Trello, dando respuesta a las necesidades formativas manifestadas por las entidades que contestaron a una encuesta en las que les preguntamos sobre qué necesitaban recibir formación para poder seguir el trabajo en sus organizaciones de forma virtual. 

En el webinar participaron 184 personas y ya está colgado en nuestro canal youtube el vídeo de la formación, además de un post contestando a las principales cuestiones que se plantearon.  Y en próximas fechas organizaremos otro webinar para conocer otra herramienta:«Teams».

Desde nuestro programa Gestión Tercer Sector continuamos ofreciendo recursos y formación a las entidades.

 

Voluntariado.net en tiempos de coronavirus

Durante este periodo de estado de alarma y confinamiento, el portal www.voluntariado.net ha estado más activo que nunca ofreciendo un espacio para compartir información, difundir actividades y establecer conversaciones y relaciones entorno a mundo del voluntariado. 32 nuevas organizaciones se han suscrito al portal, hay un total de 645, y hemos abierto y dinamizado el foro «Voluntariado en tiempos de coronavirus» con cuatro líneas de debate sobre temas de interés para entidades, voluntarios y voluntarias.

El portal Voluntariado.net tiene un carácter generalista pues pretende llegar al máximo número de personas que se acercan desde Internet al mundo del voluntariado. Éste es el planteamiento al que responden sus secciones y la información y espacios que creamos y dinamizamos desde Fundación Esplai.  Es uno primeros proyectos con los que empezó nuestra organización (ya tiene más de 20 años) y tiene como objetivo la promoción del voluntariado y el fomento de los valores que representa.

En estos meses de crisis provocada por el Covid19, Voluntariado.net ha continuado siendo un espacio de referencia para las personas que se acercan por primera vez al mundo del voluntariado, para aquellas que ya son voluntarias y para las entidades e instituciones que realizan proyectos con voluntarios y voluntarias. El portal sigue apareciendo entre las primeras opciones en los principales buscadores de internet. 

En la sección de «Recursos» recogemos, con una estructura de blog, informaciones que nos hacen llegar las entidades y también personas voluntarias. Y en el nuevo foro sobre «Voluntariado en tiempos de coronavirus» los debates nuevos abiertos han sido: 

  • Recursos y formación
  • Artículos y reflexiones
  • Experiencias de voluntariado
  • Confinamiento educativo

El portal del voluntariado está a vuestra disposición.

‘Tips’ para usar Trello y vídeo completo del webinar

«Tengo un montón de cosas por hacer y no sé por dónde empezar». Esta es una frase con la que muchas personas se pueden sentir identificadas. Trello sirve justamente para ayudar a organizar trabajos y proyectos, ya sean individuales como grupales.

Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai, explicó en el webinar ‘Aprende sobre Trello’ las principales funciones de la herramienta. Un total de 184 personas, la mayoría vinculadas a entidades del Tercer Sector, participaron en la sesión, que organizamos desde Gestión Tercer Sector el lunes 18 de mayo. Aquí podéis consultar el informe de valoración del webinar.

En este artículo resumimos las principales funciones de Trello. Si queréis profundizar y ver cómo se usa en directo, os recomendamos que veáis el vídeo completo del webinar.

¿Qué hace tan estupenda la herramienta Trello?

Con Trello, puedes organizar un proyecto clasificándolo en diferentes tareas. La persona usuaria puede fijar tantas tareas como quiera (por ejemplo, hacer una llamada, corregir un error, aprobar un contrato, redactar un informe…). En cada tarea se pueden adjuntar archivos como imágenes, vídeos, fotos (hasta 10 MB por adjunto).

En función del avance del proyecto, el usuario/a va actualizando el estado de cada tarea: por hacer, en proceso o finalizado. Desde el primer momento, Trello permite crear un tablero de ejemplo o de muestra. Es una herramienta muy útil y con unas prestaciones gratuitas muy buenas. Además, se puede usar con versión web y con una app, tanto para sistemas Android como iOS.

Quiero utilizar Trello. ¿Por dónde empiezo?

Primero de todo, antes de usar Trello, tenemos que tener claro cómo queremos organizar nuestro proyecto. Es importante estructurar la información para después trasladarla a Trello. Si queremos hacer un proyecto grupal, tenemos que fijar quién va a participar y qué tareas se asignan a cada persona. A partir de aquí, la persona que cree el tablero, tiene que ir haciendo pruebas con el programa hasta decidir los criterios de organización. Finalmente, se debe comunicar al resto de personas involucradas los criterios escogidos.

¿Puedes añadir personas al tablero para trabajos en equipo?

Puedes añadir a las personas de tu equipo en el caso de que organices un proyecto grupal. Puedes invitar a personas con solo su correo electrónico.

¿Qué es un tablero?

El tablero es la estructura básica con la que Trello organiza la información que vamos a aportar sobre nuestro proyecto. En el tablero colocamos listas y, dentro de ellas, pequeñas notas (post-its) que identifican las tareas concretas que tenemos que hacer.

¿Qué tipos de listas hay? 

El usuario coloca las tareas en tres listas diferentes. Una primera con las cosas que aún no se han empezado a hacer, otra con las cosas que se tienen a medias, y por último, una con las tareas ya finalizadas. Esta metodología nos permite tener una visión muy rápida y global sobre el momento en el cual se encuentra el proyecto y cada una de las acciones que tenemos que desarrollar.

¿Es gratis? 

Hay una versión Gold, que es de pago, pero las prestaciones que ofrece la versión gratuita son suficientes para trabajar en proyectos individuales y grupales.

¿Qué son los Power-ups?

Son los complementos que se pueden añadir a los tableros. La versión gratuita permite añadir un único Power-up. Uno de los más usados es el del calendario, que ofrece una visión temporal de las tareas que se necesitan hacer en un momento concreto, en el caso de que les hayamos asignado una fecha de vencimiento.

¿Para qué sirven las etiquetas? 

Son palabras que clasifican contenidos. Trello permite añadir etiquetas a las tareas, diferenciándolas con colores. Además, se pueden habilitar las etiquetas para personas daltónicas para que las personas que tienen dificultades diferenciando colores puedan también reconocerlas. Esta atención al detalle nos da una idea de la precisión con la que está hecha la herramienta.

¿Podemos automatizar tareas? 

Sí, podemos automatizar los procesos que se repiten con Butler. Esta opción evita tener que arrastrar de una lista a otra tareas que siempre siguen el mismo patrón. Trello Butler es, esencialmente, un programa para organizar tareas repetitivas. Las automatizaciones son generadas sencillamente, usando el lenguaje natural como en un juego de palabras de productividad. Simplemente desplázate a través de la ventana de generación de comandos de Butler y elige lo que te gustaría que Butler hiciera y hará todo para ti, sin tener que escribir una sola línea de código.

¿Se puede integrar con otras herramientas?

Trello permite integrar diferentes aplicaciones, así que, por ejemplo, usando Teams o Slack, hay la posibilidad de compartir tableros de Trello.

¿Puedo activar notificaciones para enterarme de cómo avanza el proyecto?

Sí, la herramienta nos va avisando de cuál es la actividad del tablero. Es útil para saber cómo están avanzando las tareas. Si queremos recibir notificaciones, tenemos que activar la opción desde la configuración de la herramienta. Con las notificaciones activadas, todos los componentes de un proyecto van a recibir mensajes en sus mails con las novedades del tablero. Si las notificaciones están activadas deja de tener sentido enviar mails constantes sobre un proyecto en concreto, porque Trello ya avisa de las novedades y centraliza toda la información en una única plataforma.

Si estás empezando y quieres continuar aprendiendo sobre Trello

Guía de introducción a Trello
Ayuda de Trello
Visita guiada por Trello

Si ya utilitzas Trello y quieres aprender nuevos recursos y estrategias

Blog de Trello
Ejemplos de tableros para diferentes equipos, finalidades y proyectos

Si tienes problemas con el idioma de Trello

Guía para cambiar el idioma de Trello