¿Cómo programar reuniones y eventos en directo con Teams?

Más de 160 personas han asistido al webinar ‘Aprende sobre Teams’, organizado por Gestión Tercer Sector el lunes 8 de junio. El vídeo completo del webinar ya está disponible aquí.

Durante la sesión formativa, Gabriel González, responsable de Innovación de Fundación Esplai, repasó algunas de las principales funciones de Teams, una herramienta de Microsoft excelente para la colaboración de equipos de trabajo en remoto. El webinar duró una hora y se centró en las diferencias entre reuniones y eventos en directo. En esta entrada resumimos el contenido de la sesión, pero si queréis ver paso a paso cómo programar y organizar reuniones online, recomendamos ver el vídeo entero del webinar.

¿Cómo crear una convocatoria?

Para crear una reunión o un evento en directo, primero se debe clicar al calendario situado en el menú de la izquierda de Teams. Una vez dentro del calendario, se debe clicar al botón lila “Nueva reunión”, que se encuentra en la zona superior derecha de la pantalla. Es importante clicar en el desplegable del botón para escoger entre “Programar reunión” o “Evento en directo”. Las dos opciones permiten programar videoconferencias al calendario, añadir invitados y generar enlaces de acceso.

Lo que diferencia una reunión de un evento en directo es, principalmente, el nivel de interacción que ofrece cada una de las opciones y el número máximo de asistentes permitido.

Detalles de la reunión o el evento

Cuando optas por programar reunión o por un evento en directo, se abre una pantalla en la cual se debe añadir información de la convocatoria.

  • Título de la reunión.
  • Asistentes requeridos: podemos poner las personas que nos van a ayudar a organizar la reunión. También puedes añadir personas que no sean de tu propia organización. Cuando envíes la convocatoria, estas personas recibirán un mail con el enlace de acceso y los detalles de la reunión. En el caso de los eventos en directo, hay la opción de añadir moderadores, que son los que ayudan al organizador/productor en el desarrollo de la sesión, moderando las preguntas de los asistentes o escogiendo qué pantallas mostrar a la audiencia.
  • Horario: en el caso de que sea una reunión periódica, se puede seleccionar la opción “Se repite” y añadir las fechas de las siguientes sesiones manualmente o, si siguen una regularidad temporal, se puede activar la opción de que se repita semanalmente, o quincenalmente, por ejemplo. Si es una fecha puntual y no se va a repetir, solo es necesario poner la fecha y el horario de la reunión.
  • Canal: puedes seleccionar alguno de los canales que hayas creado antes para que toda la información que se genere en la reunión (chat, archivos que se compartan, vídeo de la reunión…) se guarde automáticamente en el canal escogido, que normalmente corresponde a un proyecto de trabajo en concreto, en el cual forman parte los trabajadores/as involucrados en ese proyecto. La división por canales facilita la organización de los proyectos y las tareas.
  • Descripción: objetivos de la reunión, comentarios relativos al orden del día…

Una vez rellenados los campos, se clica a Enviar. La convocatoria aparecerá directamente en el calendario de la persona que ha organizado la reunión y se enviará la información de la convocatoria a las personas invitadas (asistentes requeridos). Estas personas van a recibir un correo con los detalles de la reunión y el enlace que les servirá para acceder a la reunión online.

 

Diferencias entre reunión y evento en directo

Reunión con Teams
  • Máximo 250 asistentes.
  • Las personas asistentes pueden activarse su cámara y micrófono.
  • Hay un chat en el cual todas las personas asistentes pueden participar.
  • Lo que se publique en el chat se hace público al instante sin que haya un moderador/a que filtre los comentarios.
  • Permite ver hasta 9 cámaras (3×3) desde la versión web y la app en ordenador.
  • La persona organizadora emite directamente lo que muestra su cámara o, si quiere, puede compartir pantalla.
  • En todo momento es visible el número de participantes en la reunión y los nombres de los asistentes (excepto el de los que hayan entrado de forma anónima y no hayan escrito su nombre al entrar). Lo puede ver todo el mundo que esté conectado en la reunión a través de la opción “Participantes”.
Evento en directo con Teams
  • Máximo 10.000 personas asistentes. Está pensado para eventos como webinars, mayormente unidireccionales y para audiencias grandes.
  • Solo el organizador/a (llamado “productor”) y los moderadores/as pueden activarse la cámara y el micrófono.
  • Hay un espacio de preguntas y respuestas para que las personas asistentes puedan interaccionar con los ponentes.
  • Los comentarios que se publican en el espacio de preguntas y respuestas se hacen públicos una vez los moderadores o productores los validen. Eso quiere decir que algunos comentarios pueden ser privados y ser solo vistos por el equipo organizador del evento.
  • Las personas asistentes no tienen la opción de activar su cámara ni su micrófono. Los organizadores pueden compartir pantalla y emitir a la vez su cámara y una presentación o su propio escritorio.
  • El productor ve dos pantallas: en la derecha ve lo que está emitiendo y en la izquierda ve lo que pone “en cola”, es decir, lo que quiere mandar a emitir después.
  • Los asistentes y los moderadores no ven el número de participantes ni sus nombres. Solo el productor puede ver la cifra de asistentes fluctuar en cada momento.

¿Cómo entrar en una reunión si no tengo una cuenta Microsoft?

¿Es necesario tener una cuenta de Microsoft para acceder a una reunión o un evento en directo de Teams? No. Se puede acceder a un evento de Teams sin necesidad de tener un mail. Además, si no te has descargado la aplicación de Teams, puedes entrar en el evento desde la versión web sin tener que bajarte el programa.

  1. Clica en el enlace del evento.
  2. Se abre una ventana pequeña con la opción ‘Abrir Microsoft Teams’ y ‘Cancelar’. Clica en ‘Cancelar.
  3. Clica en ‘Ver en Internet’.
  4. Clica en ‘Unirte de forma anónima’.

Hay que tener en cuenta que algunas funciones destinadas a la moderación solo están disponibles en la aplicación. Por ese motivo es recomendable que las personas que organicen reuniones o eventos con Teams trabajen desde el propio programa en vez de usar la versión web.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *